Come gestire un progetto cofinanziato dall'Unione Europea

Ecco un vademecum per portare a termine un progetto cofinanziato dall'Unione Europea senza troppi traumi...

1. Leggere il progetto e le disposizioni comuni (common provisions).

2. Leggere attentamente il progetto e capirne lo scopo.

3. Leggere tutte le condizioni poste dalla UE.

4. Evidenziare tutti i casi che riguardano i doveri del proprio ufficio/Ente.

5. Leggere il progetto e annotare tutte le scadenze, sia tecniche che finanziarie: appenderle in ufficio davanti alla propria scrivania, ben visibili!

6. Avviare le attività (azioni) previste nei tempi e nei modi previsti.

7. Tenere traccia di tutto ciò che si fa.

8. Contattare tutti i partner e mantenere un rapporto costante sia via e-mail che telefonico, soprattutto se si è il leader/capofila del progetto.

9. Leggere il progetto e le common provisions e invitare tutto lo staff a leggerle attentamente. Ripetere questa operazione almeno una volta al mese e all'occorrenza.

10. Indire (o sollecitare il project manager a farlo) il maggior numero di riunioni possibile, anche via internet, e anche se non previste dal progetto.

Vi consiglio di rendicontare sul report tecnico anche le riunioni non previste dal progetto, possibilmente presentando la stessa documentazione prevista per quelle "ufficiali" (lettera di convocazione, fogli firma, verbale della riunione, ecc.). Per queste riunioni ovviamente non sarà possibile addebitare all'UE i relativi costi sul report finanziario!

11. Non sottovalutare mai e poi mai l'importanza della rendicontazione, sia tecnica che finanziaria, le cui modalità devono essere ben chiare a tutto lo staff fin dall'inizio del progetto!

Un aspetto che viene spesso sottovalutato dal personale incaricato sul progetto è la presentazione e/o conservazione dei documenti soggetti a controllo (audit), quali possono essere: tabulati (o simili) che attestino l'orario di lavoro; buste paga e/o accredito presso la propria banca dello stipendio percepito; documentazione relativa a viaggi o missioni, che normalmente devono riportare diciture come il numero del contratto su scontrini, fatture ecc..

Inoltre è necessario istruire il personale sulla compilazione dei cosiddetti time-sheet, ossia fogli di calcolo forniti dalla UE da compilare accuratamente ogni mese, dove devono essere riportati gli orari di lavoro. In particolare per ogni giorno del mese dovranno essere indicati: eventuali motivi di assenza (weekend, festività nazionali, malattia, ferie, ecc.) o il numero di ore di lavoro suddivise tra le varie attività lavorative. Se si è full-time sul progetto tutte le ore giornaliere lavorate saranno rendicontate sul progetto stesso. Se l'impiegato lavora anche su altri progetti co-finanziati dall'UE dovrà innanzitutto indicarli sul time-sheet (sono già previste delle righe sul modello dell'UE) e poi suddividere l'orario giornaliero tra i progetti stessi e/o altre attività svolte in ufficio.

12. Indicare sempre e ovunque il numero del contratto (progetto) e il CUP.

13. Porre particolare attenzione alla rendicontazione dell'IVA (VAT).

14.Dare massima rilevanza alla diffusione del progetto (dissemination), dall'inizio alla fine.

Oltre a svolgere tutte le attività di dissemination previste dal progetto, è importantissimo cercare ed archiviare tutte le notizie che vengono date sul web o sui giornali, anche locali, relative al progetto nella sua interezza o a qualche sua parte.

15. Leggere il progetto e le common provisions.

Inoltre, se si è capofila del progetto:

a. Contattare tutti i partner e mantenere un rapporto costante sia via e-mail che telefonico.

b. Inviare il time-table a tutti i partner e a tutto lo staff del progetto.

Controllare costantemente che vengano svolte le varie azioni nei tempi e nei modi previsti! In caso contrario, sollecitare i partner e lo staff a portare a termine le azioni ricordando loro le scadenze.

c. Istituire un rapporto di fiducia con la persona di contatto assegnata al progetto presso l'UE. Informarla di tutti i progressi e le attività che si stanno svolgendo per il progetto (solitamente via e-mail) e invitarla a partecipare ove richiesto o utile.

d. Indire quante più riunioni possibile, indicando per tempo e in maniera precisa e puntuale gli argomenti da discutere.

Questo è solo un semplice elenco nato dalla mia pluriennale esperienza.

Sul web ho trovato questo bel lavoro che va dalla progettazione all'attuazione dei progetti europei: Sole guide - L'Europa "FAI DA TE"

Buon lavoro!!

                                                                                                                                                            

Io lo faccio così...e tu?

Al prossimo post...

Silvia

Quel che sembra scontato per te potrebbe non esserlo per me, e viceversa.

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